jueves, 13 de marzo de 2008

CONSTANCIA Y CERTIFICADO







IMAGENES

Definiciones



Certificados y constancias



Certificado:

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma).

Constancia:


Documento de carácter probatorio en el que se escribe hechos o circunstancias que no requiere solemnidad.

Cargo:

Tìtulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

Datos del remitente:

Razón social, logotìpo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.

Documento privado:

El expedido por representante de la entidad privada.



Documento pùblico:

El expedido por un funcionario público.


Encabezado:

Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio:

Distancia horizontal de escritura.

Fecha:

Lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.

Línea especial:

Identificación del transcriptor.

Interlínea:

Distancia vertical entre dos reglones.

Logotipo:

Símbolo que identifica una empresa.

Membrete:

Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica una empresa natural o jurídica.

Número o referencia:

Identificación consecutiva del documento.


Razón social:

Nombre que identifica una empresa.

Remitente:

Nombre y apellido del firmante autorizado.

Renglón:

Serial de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Texto:

Contenido del documento.

Transcriptor:

Persona responsable de digitar el documento.


Clasificación


De acuerdo al hecho o acto que se prueba, los certificados o constancias van a ser.


Constancia para:

Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios u honorarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajo

Certificado para:

Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico
Derecho del uso de sello icontec de conformidad con Normas Técnicas Colombianas.
Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio.
Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o de función.
Documento de identidad
Certificado de Aseguramiento de Calidad
Certificado de Sistema de Administración Ambiental
Becas, donaciones y exenciones
Créditos, préstamos, u otras transcripciones comerciales.
Relación de retención de impuestos.
Paz y salvo
Resultados de examen médicos.


Estilos


Bloque extremo:

Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parte del margen izquierdo. (VER EN IMÁGENES).

BLOQUE:

Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escritorio hacia la margen derecha. (VER EN IMÁGENES).



REQUISITOS


MARGENES:

Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm
Encabezado de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3cm


Parte de los certificados y constancias:

Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:

NÙMERO (REFERENCIA)

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.

Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en forma secuencial.

1. Fecha:

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año sin separarlo con punto.



EJEMPLO:

Bogotá, 13 de marzo de 2008

2. Cargo:

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos èl o la y de tres a cuatro interlineas de la fecha.



EJEMPLO:

LA GERENTE DE TALENTO HUMANO


3. IDENTIFICACIÒN:

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguido de dos puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúscula sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).

EJEMPLO:

EL DIRECTOR DEL PERSONAL

HACE CONSTAR:




4. TEXTO:

De tres a cuatro interlìneas de la identificación y contra el margen izquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

Tratamiento, nombre completo de solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.
Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.

EJEMPLOS:

Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía 70.048.946 de…
Que a INDUSTRIAS PLASTICAS S. A., con NIT 890.980.900 5 se le retuvo…

Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos.
Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del singular.
Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de puntuación.
La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia, se incluye el destinatario.


EJEMPLOS:

Esta constancia se expide para rectificar su asistencia a la reunión.

Este certificado se expide para ser presentado al Inurve, con el fin de solicitar crédito de vivienda.

5. FIRMANTE:

El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlìneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.

En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. Si en caso de dos o más firmantes, si el número es impar el último se centra.

6. Transcriptor:

A dos interlineas del firmante y contraer el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.



7. Certificados y Constancias expedidos por centros educativos:

En centros educativos la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres o cuatro interlineas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y procedidas por lo artículos, EL o LA.

EJEMPLOS:

LA RECTORÌA Y LA SECRETARÌA GENERAL DEL COLEGIO COOPERATIVO.

Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales como registros en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de lo cargos y con interlineación sencilla.

Las expresiones CERTIFICA o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos, se escriben centradas, en mayúscula sostenidas y de tres a cuatro interlineas de las anotaciones jurídicas.

Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.



8. Paginas subsiguientes:


Si los certificados y constancias requieren más de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:

Se puede utilizar hojas en blanco que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser lo mismo en todas las hojas.
El encabezado se ubica entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja en el papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social con mayúscula inicial. Està constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el numero de páginas contra el margen derecho.

La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.

EJEMPLOS:


MARGEN IZQUIERDO MARGEN DERECHO

Certificado para Mundo Nacional Ltda 2

Constancia para Aurelio Rojas Patiño 2


El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado


Aspectos generales


Papelería especial:

Los títulos obtenidos para universidades y colegios, así como los certificados de asistencia a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel cartulinas especiales diseñadas para tal efecto.

Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones se puede utilizar un formato impreso.


REGISTRÓ DE DIPLOMAS EN ENTIDADES EDUCATIVAS:

El ministerio de Educación Nacional autorizó a la universidad y colegios para registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que confiere (Decreto 636 del 3 de abril de 1996).

Recomendaciones:

El tipo yel tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto
La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento
El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice
Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta negra para garantizar la nitidez en el proceso de microfilmación.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento.
El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro del documento.














13 comentarios:

GRUPO SENA dijo...

Resulta interesante su trabajo por favor hacerlas correcciones pertinentes y observadas en clase

ELSA ROSERO

Julian Montenegro dijo...

me parecio un blog muy completo, estaba muy bien distribuido y se podia entender la informacion facilmente

cristianlache dijo...

El trabajo fue muy bueno se noto la dedicacion

YINED KATHE CÁRDENAS dijo...

muy creativa su presentacion ademas se ven muy bien en la foto

Bairon dijo...

pues el trabajo fue muy bien elaborado tuvieron varios errores pero eran las 5am.

GUISSELLE HERNANDEZ POVEDA dijo...

es muy interesante ya q se especifica paso a paso como se deben elaborar algunos documentos comerciales

muy bien

viviana garcia dijo...

hola muchachas esta muy bonito e interesante su blogger

Andrea Moya dijo...

el blog etuvo muy bien, especificaron adecuadamente cada punto y los colores ayudaron mucho a que el blog fuera mas interesante

MARILUZ GARCÍA SALGADO dijo...

Me parecio un blog muy completo con gráficos, márgenes y ejemplos los cuales nos facilita el apendizaje.

MARILUZ G. S

FRANKLIN MIER REALES dijo...

megusto el blog que porque esta todo bien explicado lo que es margenes y muchas de las otras cosas.

gracias por permitirno ver su trabajo

tecnicoadministrativotatiana dijo...

es una manera de enseñarnos mas creativa, para asi aprender sus partes,la plantiya es muy creativa e interesante.

shamaryz dijo...

Deseo saber si un memorando se contesta con otro o con una carta.

yurani dijo...

super su blog nenitas, muy buena informacion