jueves, 13 de marzo de 2008






ELABORACION DE MEMORANDO


MEMORANDO:

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientación y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

ANEXO:
Documento o elemento que acompaña al memorando.

ASUNTO:
Síntesis del documento del memorando.

COPIA:
Fiel reproducción de un documento.

DESPEDIDA:
Palabra o frase final de cortesía.

DESTINATARIO:
Persona a quien va dirigida la comunicación.

ENCABEZADO:
Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

ENCABEZAMIENTO:
Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del documento.

ESPACIO:
Distancia horizontal de escritura.

ESTILO:
Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman el memorando.

FECHA:
Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.

INTERLINEA:
Distancia vertical entre dos reglones. Por extensión se le denomina renglón.

LINEAS ESPACIALES:
Anexos, copia o identificación del transcriptor.

LOGOTIPO:
Símbolo que identifica a una empresa.

MEMBRETE:
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una empresa natural o jurídica.

MODELO:
Esquema de distribución de zonas que le permite ala empresa la diagramación de su papelería.

NÚMERO O REFERENCIA:
Identificación consecutiva del documento.

RAZÒN SOCIAL:
Nombre que identifica a una empresa.

REMITENTE:
Nombre y apellido del firmante.

RENGLÓN:
Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

TEXTO:
Cuerpo del mensaje.

TRANSCRIPTOR:
Persona responsable de digitar un documento.

ZONA DE ESPACIO:
Predominando para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.




CLASIFICACIÓN



BLOQUE EXTREMO:

Todas las líneas parten del margen izquierdo.

BLOQUE:

Las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escritorio hacia el margen derecho.



REQUISITOS

MARGENES:

SUPERIOR: entre 3cm y 4cm

INFERIOR: entre 2cm y 3cm

LATERAL IZQUIERDO: entre 3cm y 4cm

LATERAL DERECHO: entre 2cm y 3cm

Encabezados de las paginas siguientes entre 2cm y 3 cm.

ZONAS


ZONA 1:

Espacio destinado para ubicar la razón social o logotipo, en caso de tenerlo. Sus medidas respectivas son de 14cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3cm y 4 cm. verticales desde el borde superior.

ZONA 2:

Espacio superior derecho que se deja en blanco para el destinatario estampe el sello del registro o fecha de recibido del documento.


DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO


A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada.


NÚMERO (REFERENCIA)

La numeración es consecutiva según lo establece el Código de Comercio. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra MEMORANDO.

EJEMPLO:

0172

DRH-172
FECHA

Los datos del nombre de la calidad de origen y al fecha de envió se escribe de dos a tres interlineas del número (referencia) y en forma completa, en orden DIA MES Y AÑO.










  • PARTES DEL ENCABEZAMIENTO:


    A tres interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayúscula inicial.
    A dos interlineas de la palabra PARA se ubica la preposición DE, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial.
    A dos interlineas de la preposición DE ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.



    DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE:

    Se pude presentar así:

    ALTERNATIVA 1


    Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este ultimo separado por comas.

    Remitente: Nombre y cargo, separados por comas.

    En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y solo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.

    EJEMPLO:

    PARA: Doctora Alicia García SecretariaGenéral

    DE: Guillermo Castro B., Director Seccional


    ASUNTO: Círculos de Calida


    ALTERNATIVA 2

    Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.

    Remitente: cargo y dependencia.

    En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayuscula inicial y conservando el estilo elegido.

    EJEMPLO:

    PARA: Señora Claudia Paez, SecretariaGeneral





  • DE: Jefe Oficina Jurídica

    ASUNTO: Contrato 475



    REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR


    Si la persona a quien se dirige o va tramitad, ocupa el cargo de forma provisional se hace la aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E.) seguida de un punto.

    EJEMPLO:

    PARA: Doctor Edgar Gómez Betancourt, Rector

    DE: Decano Facultad Ingeniería Civil (E.)



    ASUNTO


    Constituye la síntesis del tema del memorando, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial.



    TEXTO


    CARACTERISTICAS

    Se inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlinea entre reglones y dos párrafos.
    Se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortès. Se expresa en primera persona del singular o plural.
    En lo posible se trata un solo tema en le memorando.
    En los memorandos se utiliza atraimiento de usted.
    Es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramàticales ni de puntuación.
    La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados.


    PAGINAS SUBSIGUIENTES



    Se tiene en cuenta lo siguiente:

    Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
    La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser lo mismo en todas las hojas.
    El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en el papel en blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Esta constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el nùmero de la pagina contra el margen derecho.

    La línea de identificación, puede tener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o el nùmero (referencia); código de dependencia y nùmero; o nombre de la dependencia.


    EJEMPLOS:

    MARGEN IZQUIERDO, MARGEN DERECHO

    Doctor Fabio Tobón Londoño 2

    Señora Cecilia Araque 97-04-24 2

    DTH-41235 2

    División de Control de Calidad 2


    El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado.
    En caso de que se termine la pagina antes de finalizar un párrafo completo, se deja como mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.
    La última página debe tener como mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.



    DESPEDIDA


    Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo, tanto en estilo bloque. Presente dos alternativas: con una expresión breve seguida de una coma (,) o con frases de cortesía terminada en punto (.).

    EJEMPLOS:

    Atentamente,

    Agradezco que transmita esta información al personal de su dependencia.


    REMITENTE


    Cuando se aplica la alternativa 2 y 3 en el encabezamiento, el nombre del remitente se escribe de cuatro a seis interlineas de la despedida, con mayúscula inicial.

    Se utiliza estilo bloque extremo, esta línea parte del margen izquierdo; en estilo bloque, del centro del escritorio hacia la derecha.

    El funcionario responsable firma ensima del nombre mecanografìado, de preferencia con tinta negra.



    LÌNEAS ESPECIALES


    ANEXO:

    Si se requieren se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlineas del firmante se anota la palabra Anexo, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad: de preferencia se clasifican el número de hojas o el tipo de anexo.



    COPIA

    A dos renglones del firmante o de la línea de anexo (si hay) contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se quiere, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios se relacionan los destinatarios, asi: tratamiento, nombre, cargo; cargo y dependencia; o dependencia. Se utiliza interlineaciones sencillas.



    IDENTIFICACIÒN DE TRANSCRIPTOR


    A dos interlineas del firmante o del ultimo renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de al persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.

    Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor.




    ASPECTOS GENERALES


    MEMORANDO CON EL MISMO CONTENIDO PARA DIFERENTES DESTINATARIOS:

    Se elabora el contendido del memorando, dejando en blanco la lìnea de destinatario que se debe llenar individualmente así: con el mismo tipo de maquina una vez producido el documento matriz; con señal de parada cuando el texto ha sido grabado; o, con combinación de correspondencia en procesador de texto.

    El memorando no se dirige a un grupo, es personalizado.


    TAMAÑO OPCIONAL:

    Si se desea, se puede diseñar papelería de memorando en tamaño pequeño, basado en el modelo de esta norma.

    RECOMENDACIONES:

    El tipo y el tamaño de letra deben facilitar la lectura del texto.
    La cinta que se utiliza para la impresión, debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
    El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice
    La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.
    La transmisión de un documento vía fax se adelanta información y exige el envió inmediato del original, único respaldo del valor probatorio.
    El uso de resaltado, notas al margen, rayas, subrayados, afectan la preservación y conservación de documentos.
    El uso de grapas y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro el documento.






















































































CONSTANCIA Y CERTIFICADO







IMAGENES

Definiciones



Certificados y constancias



Certificado:

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma).

Constancia:


Documento de carácter probatorio en el que se escribe hechos o circunstancias que no requiere solemnidad.

Cargo:

Tìtulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

Datos del remitente:

Razón social, logotìpo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.

Documento privado:

El expedido por representante de la entidad privada.



Documento pùblico:

El expedido por un funcionario público.


Encabezado:

Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio:

Distancia horizontal de escritura.

Fecha:

Lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.

Línea especial:

Identificación del transcriptor.

Interlínea:

Distancia vertical entre dos reglones.

Logotipo:

Símbolo que identifica una empresa.

Membrete:

Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica una empresa natural o jurídica.

Número o referencia:

Identificación consecutiva del documento.


Razón social:

Nombre que identifica una empresa.

Remitente:

Nombre y apellido del firmante autorizado.

Renglón:

Serial de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Texto:

Contenido del documento.

Transcriptor:

Persona responsable de digitar el documento.


Clasificación


De acuerdo al hecho o acto que se prueba, los certificados o constancias van a ser.


Constancia para:

Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios u honorarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajo

Certificado para:

Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico
Derecho del uso de sello icontec de conformidad con Normas Técnicas Colombianas.
Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio.
Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o de función.
Documento de identidad
Certificado de Aseguramiento de Calidad
Certificado de Sistema de Administración Ambiental
Becas, donaciones y exenciones
Créditos, préstamos, u otras transcripciones comerciales.
Relación de retención de impuestos.
Paz y salvo
Resultados de examen médicos.


Estilos


Bloque extremo:

Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parte del margen izquierdo. (VER EN IMÁGENES).

BLOQUE:

Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escritorio hacia la margen derecha. (VER EN IMÁGENES).



REQUISITOS


MARGENES:

Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm
Encabezado de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3cm


Parte de los certificados y constancias:

Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:

NÙMERO (REFERENCIA)

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.

Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en forma secuencial.

1. Fecha:

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año sin separarlo con punto.



EJEMPLO:

Bogotá, 13 de marzo de 2008

2. Cargo:

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos èl o la y de tres a cuatro interlineas de la fecha.



EJEMPLO:

LA GERENTE DE TALENTO HUMANO


3. IDENTIFICACIÒN:

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguido de dos puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúscula sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).

EJEMPLO:

EL DIRECTOR DEL PERSONAL

HACE CONSTAR:




4. TEXTO:

De tres a cuatro interlìneas de la identificación y contra el margen izquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

Tratamiento, nombre completo de solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.
Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.

EJEMPLOS:

Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía 70.048.946 de…
Que a INDUSTRIAS PLASTICAS S. A., con NIT 890.980.900 5 se le retuvo…

Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos.
Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del singular.
Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de puntuación.
La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia, se incluye el destinatario.


EJEMPLOS:

Esta constancia se expide para rectificar su asistencia a la reunión.

Este certificado se expide para ser presentado al Inurve, con el fin de solicitar crédito de vivienda.

5. FIRMANTE:

El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlìneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.

En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. Si en caso de dos o más firmantes, si el número es impar el último se centra.

6. Transcriptor:

A dos interlineas del firmante y contraer el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.



7. Certificados y Constancias expedidos por centros educativos:

En centros educativos la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres o cuatro interlineas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y procedidas por lo artículos, EL o LA.

EJEMPLOS:

LA RECTORÌA Y LA SECRETARÌA GENERAL DEL COLEGIO COOPERATIVO.

Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales como registros en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de lo cargos y con interlineación sencilla.

Las expresiones CERTIFICA o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos, se escriben centradas, en mayúscula sostenidas y de tres a cuatro interlineas de las anotaciones jurídicas.

Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.



8. Paginas subsiguientes:


Si los certificados y constancias requieren más de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:

Se puede utilizar hojas en blanco que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser lo mismo en todas las hojas.
El encabezado se ubica entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja en el papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social con mayúscula inicial. Està constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el numero de páginas contra el margen derecho.

La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.

EJEMPLOS:


MARGEN IZQUIERDO MARGEN DERECHO

Certificado para Mundo Nacional Ltda 2

Constancia para Aurelio Rojas Patiño 2


El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado


Aspectos generales


Papelería especial:

Los títulos obtenidos para universidades y colegios, así como los certificados de asistencia a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel cartulinas especiales diseñadas para tal efecto.

Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones se puede utilizar un formato impreso.


REGISTRÓ DE DIPLOMAS EN ENTIDADES EDUCATIVAS:

El ministerio de Educación Nacional autorizó a la universidad y colegios para registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que confiere (Decreto 636 del 3 de abril de 1996).

Recomendaciones:

El tipo yel tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto
La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento
El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice
Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta negra para garantizar la nitidez en el proceso de microfilmación.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento.
El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro del documento.