ELABORACION DE MEMORANDO
MEMORANDO:
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientación y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.
ANEXO:
Documento o elemento que acompaña al memorando.
ASUNTO:
Síntesis del documento del memorando.
COPIA:
Fiel reproducción de un documento.
DESPEDIDA:
Palabra o frase final de cortesía.
DESTINATARIO:
Persona a quien va dirigida la comunicación.
ENCABEZADO:
Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
ENCABEZAMIENTO:
Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del documento.
ESPACIO:
Distancia horizontal de escritura.
ESTILO:
Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman el memorando.
FECHA:
Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
INTERLINEA:
Distancia vertical entre dos reglones. Por extensión se le denomina renglón.
LINEAS ESPACIALES:
Anexos, copia o identificación del transcriptor.
LOGOTIPO:
Símbolo que identifica a una empresa.
MEMBRETE:
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una empresa natural o jurídica.
MODELO:
Esquema de distribución de zonas que le permite ala empresa la diagramación de su papelería.
NÚMERO O REFERENCIA:
Identificación consecutiva del documento.
RAZÒN SOCIAL:
Nombre que identifica a una empresa.
REMITENTE:
Nombre y apellido del firmante.
RENGLÓN:
Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
TEXTO:
Cuerpo del mensaje.
TRANSCRIPTOR:
Persona responsable de digitar un documento.
ZONA DE ESPACIO:
Predominando para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
CLASIFICACIÓN
BLOQUE EXTREMO:
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
BLOQUE:
Las líneas de número, fecha y firma se colocan partiendo del centro del escritorio hacia el margen derecho.
REQUISITOS
MARGENES:
SUPERIOR: entre 3cm y 4cm
INFERIOR: entre 2cm y 3cm
LATERAL IZQUIERDO: entre 3cm y 4cm
LATERAL DERECHO: entre 2cm y 3cm
Encabezados de las paginas siguientes entre 2cm y 3 cm.
ZONAS
ZONA 1:
Espacio destinado para ubicar la razón social o logotipo, en caso de tenerlo. Sus medidas respectivas son de 14cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3cm y 4 cm. verticales desde el borde superior.
ZONA 2:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para el destinatario estampe el sello del registro o fecha de recibido del documento.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO
A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada.
NÚMERO (REFERENCIA)
La numeración es consecutiva según lo establece el Código de Comercio. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra MEMORANDO.
EJEMPLO:
0172
DRH-172
FECHA
Los datos del nombre de la calidad de origen y al fecha de envió se escribe de dos a tres interlineas del número (referencia) y en forma completa, en orden DIA MES Y AÑO.
PARTES DEL ENCABEZAMIENTO:
A tres interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayúscula inicial.
A dos interlineas de la palabra PARA se ubica la preposición DE, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial.
A dos interlineas de la preposición DE ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.
DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE:
Se pude presentar así:
ALTERNATIVA 1
Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este ultimo separado por comas.
Remitente: Nombre y cargo, separados por comas.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y solo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO:
PARA: Doctora Alicia García SecretariaGenéral
DE: Guillermo Castro B., Director Seccional
ASUNTO: Círculos de Calida
ALTERNATIVA 2
Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia.
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayuscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO:
PARA: Señora Claudia Paez, SecretariaGeneral
DE: Jefe Oficina Jurídica
ASUNTO: Contrato 475
REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR
Si la persona a quien se dirige o va tramitad, ocupa el cargo de forma provisional se hace la aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E.) seguida de un punto.
EJEMPLO:
PARA: Doctor Edgar Gómez Betancourt, Rector
DE: Decano Facultad Ingeniería Civil (E.)
ASUNTO
Constituye la síntesis del tema del memorando, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial.
TEXTO
CARACTERISTICAS
Se inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlinea entre reglones y dos párrafos.
Se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortès. Se expresa en primera persona del singular o plural.
En lo posible se trata un solo tema en le memorando.
En los memorandos se utiliza atraimiento de usted.
Es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramàticales ni de puntuación.
La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados.
PAGINAS SUBSIGUIENTES
Se tiene en cuenta lo siguiente:
Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser lo mismo en todas las hojas.
El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en el papel en blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Esta constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el nùmero de la pagina contra el margen derecho.
La línea de identificación, puede tener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o el nùmero (referencia); código de dependencia y nùmero; o nombre de la dependencia.
EJEMPLOS:
MARGEN IZQUIERDO, MARGEN DERECHO
Doctor Fabio Tobón Londoño 2
Señora Cecilia Araque 97-04-24 2
DTH-41235 2
División de Control de Calidad 2
El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado.
En caso de que se termine la pagina antes de finalizar un párrafo completo, se deja como mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.
La última página debe tener como mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.
DESPEDIDA
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo, tanto en estilo bloque. Presente dos alternativas: con una expresión breve seguida de una coma (,) o con frases de cortesía terminada en punto (.).
EJEMPLOS:
Atentamente,
Agradezco que transmita esta información al personal de su dependencia.
REMITENTE
Cuando se aplica la alternativa 2 y 3 en el encabezamiento, el nombre del remitente se escribe de cuatro a seis interlineas de la despedida, con mayúscula inicial.
Se utiliza estilo bloque extremo, esta línea parte del margen izquierdo; en estilo bloque, del centro del escritorio hacia la derecha.
El funcionario responsable firma ensima del nombre mecanografìado, de preferencia con tinta negra.
LÌNEAS ESPECIALES
ANEXO:
Si se requieren se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlineas del firmante se anota la palabra Anexo, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad: de preferencia se clasifican el número de hojas o el tipo de anexo.
COPIA
A dos renglones del firmante o de la línea de anexo (si hay) contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se quiere, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios se relacionan los destinatarios, asi: tratamiento, nombre, cargo; cargo y dependencia; o dependencia. Se utiliza interlineaciones sencillas.
IDENTIFICACIÒN DE TRANSCRIPTOR
A dos interlineas del firmante o del ultimo renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de al persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.
Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor.
ASPECTOS GENERALES
MEMORANDO CON EL MISMO CONTENIDO PARA DIFERENTES DESTINATARIOS:
Se elabora el contendido del memorando, dejando en blanco la lìnea de destinatario que se debe llenar individualmente así: con el mismo tipo de maquina una vez producido el documento matriz; con señal de parada cuando el texto ha sido grabado; o, con combinación de correspondencia en procesador de texto.
El memorando no se dirige a un grupo, es personalizado.
TAMAÑO OPCIONAL:
Si se desea, se puede diseñar papelería de memorando en tamaño pequeño, basado en el modelo de esta norma.
RECOMENDACIONES:
El tipo y el tamaño de letra deben facilitar la lectura del texto.
La cinta que se utiliza para la impresión, debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice
La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.
La transmisión de un documento vía fax se adelanta información y exige el envió inmediato del original, único respaldo del valor probatorio.
El uso de resaltado, notas al margen, rayas, subrayados, afectan la preservación y conservación de documentos.
El uso de grapas y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro el documento.
